Country: Switzerland
Closing date: 18 Mar 2016
Sous l’autorité globale de la Directrice du BIE et la supervision direct du chef de l’administration, le titulaire est en charge de:
ACHATS / CONTRATS
• Préparer et lancer les appels d'offres pour les achats (fournitures de bureau, mobilier…) ou les contrats de services, faire établir les devis, préparer les tableaux comparatifs et faire les recommandations à l’AO en fonction des rapports qualité/prix, établir les commandes, vérifier la conformité des livraisons à la commande, réceptionner les marchandises, vérifier les factures.
• Préparer pour signature et expédition les lettres de regret pour les demandes de prix, appels d’offres…
• Etablir les documents nécessaires aux exemptions des droits de douane et taxes (14.60/TVA…).
• Gérer les contrats de services et assurer le suivi de la qualité des services reçus par le BIE dans le cadre des différents contrats (nettoyage, courrier, Poste, TNT, transporteurs …), signaler aux sous-contractants tout manquement aux dispositions prévues dans les contrats et s’assurer du respect de ses clauses.
• Vérifier la conformité des factures relatives aux biens et services dont le titulaire aura la charge.
• Demander et réceptionner des informations aux prestataires de services dont le titulaire aura la charge en vue de la création ou de la modification des fournisseurs dans FABS.
• Participer aux réunions du CPAG (Commun Procument Activities Group) et aux différents groupes de travail si nécessaire.
• Gérer l’adresse courriel des achats / contrats.
• Gérer et distribuer le stock de fournitures de bureau.
FACILITY MANAGEMENT
• Gérer tous les différents problèmes du quotidien (nettoyage, la Régie…)
• Participer avec l'AO aux réunions concernant la gestion du bâtiment dont l’UNESCO est propriétaire, la PPE ou pour les travaux importants. Superviser l'ensemble des travaux réalisés au BIE.
• Gérer l’adresse courriel de l’administration, préparer les tableaux pour les recrutements.
• Assurer la distribution et le suivi pour la sous-traitance de la reproduction des documents du BIE, en fonction des besoins.
• Assurer le suivi, la distribution et l’expédition du courrier postale, du courrier rapide (DHL/TNT…), de la valise diplomatique et du courrier interne pour l’UNOG.
• Participer à l’organisation logistique et matérielle des réunions du Conseil ou pour tout autre événement du BIE à Genève.
• Gérer la location de la salle de conférence du BIE.
• Point focal pour la Régie Rosset en charge de l’entretien et du suivi du bâtiment.
Qualifications requises
EDUCATION
• Etudes secondaires complétées
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
• 2 années d’expérience en administration
COMPETENCES
• Bonne capacité d’organisation et d’analyse.
• Esprit d’équipe et sens du service aux clients.
• Souplesse et faculté d’adaptation aux horaires et priorités selon le volume du travail, les urgences et les échéances.
• Persévérance et conscience professionnelle vis-à-vis de la résolution des problèmes techniques.
• Bonne connaissance et pratique des outils informatique bureautique.
LANGUES
• Français
• Connaissance de l’anglais serait un atout.
How to apply:
Merci d’envoyer votre lettre de motivation et votre CV format UNESCO (document Word) au Bureau international d’éducation-BIE, numéro de référence 2016-11-ADM, C.P. 199, 1211 Genève 20, Fax : +(41) 22 917.78.01 ou par email à administration@ibe.unesco.org avant le 18 mars 2016.
(*) le candidat doit être de nationalité suisse ou au bénéfice d’un permis de résident donnant accès au marché du travail suisse.
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour passer un entretien.