Germany: Project Assistant

Position:Project Assistant (w/m/d)

Beschäftigungsart: Vollzeit (40 Std./Woche)

Eintrittsdatum: ab sofort

Vertrag: befristet auf zwei Jahre, mit Möglichkeit der Verlängerung

Arbeitsort: Berlin – Kreuzberg

Democracy Reporting International (DRI) ist eine internationale, gemeinnützige Nichtregierungsorganisation, die sich für politische Teilhabe und demokratische Regierungsführung weltweit einsetzt. DRI hat seinen Hauptsitz in Berlin (HQ) und Feldbüros in Pakistan, Myanmar, Sri Lanka, Tunesien, Libanon und Ukraine und arbeitet außerdem mit lokalen Partnern in weiteren Ländern. Die Arbeitssprache ist Englisch und im geschäftlichen Bereich regelmäßig auch Deutsch.

Zur Unterstützung suchen wir ab sofort einen/eine Project Assistant in Vollzeit für unseren Hauptsitz in Berlin. Die Stelle beinhaltet sowohl die Unterstützung des Projektteams in allen Bereichen des Projektmanagements als auch organisationsübergreifende Tätigkeiten.

Hierzu zählen insbesondere:

Mitarbeit im Projektmanagement

• Entwicklung und Aktualisierung von Projektanträgen, Ablaufplänen und Budgets;
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Projekten;
• Unterstützung bei der Kommunikation und Koordination mit Projektteams und Partnern;
• Mitarbeit beim Erstellen interner und externer Berichte;

• Aktualisierung von Projektplänen und Überwachung der Ausgaben;

• Unterstützung bei der Projektüberwachung und -evaluierung, sowie “lessons-learned” Aufgaben und das Aufbereiten von Daten zu diesem Zwecke;

• Unterstützung bei der Kommunikation mit externen Beratern und gegebenenfalls Mithilfe bei deren Aufgabenverteilung;

• Mitarbeit bei der Vorbereitung und Implementierung von Aktivitäten weltweit, welche direkt von DRI HQ umgesetzt werden;

• Unterstützung bei Beschaffungs- und Rekrutierungsprozessen und der Kommunikation mit Dienstleistern;

• Mithilfe bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Sichtbarmachung unserer Projekte, wie Vorbereitung von Material für DRI´s Webseite, Facebook und Twitter;

• Unterstützung bei der Erstellung und gegebenenfalls Übersetzung von Publikationen.

Mitarbeit in der Projektverwaltung

• Unterstützung bei der Organisation und Umsetzung von Expertenmissionen, einschließlich der Vorbereitung von Verträgen und logistischen Arrangements, sowie von Workshops und anderen DRI Veranstaltungen in Projektländern und/oder Berlin;
• Koordinierung von Reisen für internationale und nationale Experten und HQ MitarbeiterInnen in Übereinstimmung mit der DRI Reise- und Sicherheitspolitik;
• Pflege von Projektdokumenten, Datenbanken und anderen Dateien;
• Unterstützung bei der Entwicklung von Prozessen und Vorlagen;
• Unterstützung bei weiteren Büro- und Sekretariatsaufgaben.

Organisationsübergreifende Aufgaben

• Organisatorische und logistische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von allen DRI-internen Sitzungen (z.B. Aufsichtsrat, jährliche Treffen der Ländervertreter) sowie Veranstaltungen in Europa
• Allgemeine Büroverwaltung, z.B. Management von Visitenkarten
• Erster Anlaufpunkt für interne und externe Kontakte (Betreuung des Telefons, Bearbeitung des allgemeinen DRI Email-Accounts, Aktualisierung der Kontaktlisten).

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss;
• Erste praktische Erfahrungen im Assistenzbereich und ein ausgeprägtes Organisationstalent, idealerweise in einem internationalen Umfeld;
• Erste praktische Erfahrungen im Eventmanagement;
• Eine detailgenaue und proaktive Arbeitsweise und die Bereitschaft sich Neues anzueignen, sowie die Fähigkeit unter Zeitdruck zu arbeiten;
• Interesse an und Verständnis für die politische und rechtliche Entwicklung in der EU;
• Eine gute Kommunikationsgabe und die Bereitschaft als Teil eines kulturell vielfältigen Teams zu arbeiten;
• Professionelle IT Kenntnisse und Erfahrungen in der Erstellung von Grafiken, Icons, Charts etc. ist ein Vorteil;
• Englisch und Deutsch auf muttersprachlichem Niveau.

Das bieten wir Ihnen:

• Eine eigenverantwortliche und herausfordernde Tätigkeit in einer internationalen, gemeinnützigen Organisation;
• Ein professionelles Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen;
• Die Zusammenarbeit mit einem hochmotivierten, internationalen und engagierten Team;
• Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Vollzeitstelle (40 Std.) in Berlin-Kreuzberg;
• Weiterbildungsmöglichkeiten;
• Ein flexibles Arbeitszeitmodell;
• 30 Tage Urlaub.

Wenn Sie sich in dieser Ausschreibung wiederfinden und Interesse an der Stelle haben, senden Sie bitte Ihre Bewerbung (Anschreiben und Lebenslauf) an recruiting@democracy-reporting.org. Bitte geben Sie in Ihrer E-Mail den Betreff “Project Assistant” an und beziehen Sie sich auf die Seite, wo Sie die Stelle gefunden haben.

Bewerbungsfrist für diese Stelle ist 10. März 2019. Wir behalten uns das Recht vor, die Stelle bereits vor Ablauf dieser Frist zu besetzen.

Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir nur Bewerberinnen und Bewerber, die in die engere Auswahl gekommen sind, kontaktieren werden und bitten dafür um Ihr Verständnis.

Democracy Reporting International gGmbH

Prinzessinnenstraße 30

10969 Berlin, Germany

Tel +49 30 27877300

Fax +49 30 27877300-10

Eine Datenverarbeitung Ihrer persönlichen Daten in Drittländern findet nicht statt. Wir verarbeiten Ihre Daten unter Anwednung von § 26 der EU Datenschutzgrundverordnung. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserer Privacy Policy.

Wenn Sie sich in dieser Ausschreibung wiederfinden und Interesse an der Stelle haben, senden Sie bitte Ihre Bewerbung (Anschreiben und Lebenslauf) an recruiting@democracy-reporting.org. Bitte geben Sie in Ihrer E-Mail den Betreff “Project Assistant” an und beziehen Sie sich auf die Seite, wo Sie die Stelle gefunden haben.