Germany: Programme Finance Coordinator (f/m/d)

Position:Programme Finance Coordinator (f/m/d)

Type of employment: full-time (40 hrs/week)

Start date: as soon as possible

Contract: limited to two years, with the possibility of a contract extension

Location: Berlin – Kreuzberg

* Die deutsche Version finden Sie unten

Democracy Reporting International (DRI) is an international, non-for-profit, non-governmental organisation committed to political participation and democratic governance around the world. DRI headquarters is located in Berlin (HQ), DRI has country offices in Pakistan, Myanmar, Sri Lanka, Tunisia, Lebanon and Ukraine and works with local partners in a number of other countries. The working language is English.

We are seeking a fully qualified Programme Finance Coordinator to join our Finance team, which provides day-to-day financial support and advice to DRI’s country offices and within HQ. In this role you are expected to work in close collaboration with finance staff in the country offices and the Programme Unit team in HQ to deliver financial information to DRI and/or donors. You are part of the Project Finance Team and report to the Director of Finance and Administration.

Your tasks:

• First contact point within HQ for all financial issues for the assigned projects;
• Responsible for direct finance management of the assigned projects in close collaboration with Finance Managers of the country offices and Programme Coordinators of HQ;
• Budget drafting during proposal phase;
• Preparation of the budget follow-up, forecast and cash flow;
• Request for payments/Invoices;
• Budget addenda;
• Preparation of expenditure verifications/audits, interim and final reporting to donors;
• Check the asset management documentation;
• Management of partners and subgrantees;
• Communication with the finance staff in the country office and the Programme Unit team, the donor and/or consortium leaders and partners regarding financial issues;
• Ensures compliance with DRI’s policies and procedures, donors’ rules and regulations and communicates relevant changes to the country offices and within HQ;
• Support the country offices with set-up, internal management, closure regarding financial and administrative issues;
• Support in recruitment and induction of new finance team members in country offices;
• Act as focal point on technical and thematic issues as assigned.

Your skills and experience:

• University degree in an appropriate subject (business, finance, economics, or accounting);
• Minimum 4 years of financial and/or accounting, auditing experience within the NGO sector;
• Experience with finance management of projects funded by international donors;
• Strong analytical skills with ability to set priorities, complete work with minimal supervision, and meet deadlines;
• Ability to interact with all levels of staff; sensitive to cultural differences when working with people from other cultures; strong ability and willingness to transfer knowledge and build capacities of teams in country office;
• Advanced IT skills, in-depth knowledge of MS Office applications, especially Excel;
• Very good English language skills, additional languages (German, French or Arabic) are an advantage.

We offer you:

• A self-reliant and challenging activity in an international, non-profit organisation;
• A professional work-environment with flat hierarchies and short decision paths;
• Collaboration with a highly motivated, international and dedicated team;
• A full-time position (40 hrs) initially limited to two years in Berlin-Kreuzberg with the possibility of extension;
• Training opportunities;
• Flexible working hours;
• 30 days of annual vacation.

Position:Programme Finance Coordinator (w/m/d)

Beschäftigungsart: Vollzeit (40 Std./Woche)

Eintrittsdatum: ab sofort

Vertrag: befristet auf zwei Jahre, mit Möglichkeit der Verlängerung

Arbeitsort: Berlin – Kreuzberg

Democracy Reporting International (DRI) ist eine internationale, gemeinnützige Nichtregierungsorganisation, die sich für politische Teilhabe und demokratische Regierungsführung weltweit einsetzt. DRI hat seinen Hauptsitz in Berlin (HQ) und Landesbüros in Pakistan, Myanmar, Sri Lanka, Tunesien, Libanon und Ukraine und arbeitet außerdem mit lokalen Partnern in weiteren Ländern. Die Arbeitssprache ist Englisch und im geschäftlichen Bereich regelmäßig auch Deutsch.

Wir sind momentan auf der Suche nach einem Programme Finance Coordinator für unser Finanzteam, die/der den Länderbüros sowie dem Hauptsitz von DRI in Finanzfragen in der täglichen Arbeit beratend zur Seite steht. In dieser Position arbeiten Sie eng mit allen Finanzkollegen in den Länderbüros zusammen, um DRI und deren Geldgeber mit finanziellen Auskünften zu versorgen. Sie sind Teil des Teams Projektfinanzen und berichten an die Director of Finance and Administration.

Ihre Aufgaben

• Erste Ansprechpartner für die Projektfinanzen von DRI´s Projekten;
• Verantwortung des Finanzmanagements der Projekte in enger Zusammenarbeit mit den Finanzmitarbeitern aus den Länderbüros und den Projektmitarbeitern des HQ´s;
• Entwerfen von Budgets in der Antragsphase;
• Erstellen von Budgetkontrollen, Prognosen und Cash Flows;
• Mahnungen / Rechnungen und Budget-Nachträge;
• Erstellen von Zwischen- bzw. abschließenden Finanzberichten für die Geldgeber;
• Überprüfen der Dokumentation des Assetmanagements;
• Management von Partner-Organisationen und Zuwendungsempfängern;
• Kommunikation mit den Finanzmitarbeitern in den Länderbüros, dem Projekt-Team, den Ansprechpartnern von Geldgebern und/oder Konsortien bzgl. Finanzangelegenheiten;
• Sicherstellen, dass im Sinne von DRI´s Vorschriften und Richtlinien, sowie Geldgerberregularien gehandelt wird und kommunizieren von diesen an die Länderbüros und innerhalb des HQs;
• Unterstützen der Länderbüros bei deren Aufstellung, internem Management und Abschlüssen in Finanzangelegenheiten und administrativen Arbeiten;
• Unterstützung beim Einstellen und Einführen neuer Teamkollegen in den Länderbüros;
• Sie fungieren als Anlaufstelle für technische und fachliche Fragen.

Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Sie haben erfolgreich ein Studium abgeschlossen (Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Finanzmanagement o. ä.);
• Sie verfügen über mindestens vier Jahre relevanter Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position;
• Erfahrung im Finanzmanagement von Projekten von internationalen Geldgebern;
• Ausgeprägte Analysefähigkeit und die Fähigkeit Prioritäten zu setzen, zudem die Eigenschaft unter minimaler Führung zu arbeiten und Fristen zu wahren;
• Sie agieren problemlos mit allen Mitarbeitern, völlig gleich welches Level oder welcher kulturelle Hintergrund;
• Sie bringen die Bereitschaft mit Wissen an die Länderteams zu vermitteln und Kapazitäten aufzubauen;
• Sehr gute IT Kenntnisse, ausführliche MS Office Kenntnisse, insbesondere Excel;
• Sehr gutes Englisch in Wort und Schrift ist Voraussetzung, weitere Sprachen (Deutsch, Französisch oder Arabisch) ist ein großer Vorteil.

Das bieten wir Ihnen:

• Eine eigenverantwortliche und herausfordernde Tätigkeit in einer internationalen, gemeinnützigen Organisation;
• Ein professionelles Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen;
• Die Zusammenarbeit mit einem hochmotivierten, internationalen und engagierten Team;
• Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Vollzeitstelle (40 Std.) in Berlin-Kreuzberg mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr;
• Weiterbildungsmöglichkeiten;
• Ein flexibles Arbeitszeitmodell;
• 30 Tage Urlaub.

If you are interested in this position, please send your application (cover letter and CV) including your salary expectations here.

DRI is committed to diversity and does not discriminate in employment based upon gender identity, sex (including pregnancy), race, ethnicity, nationality, religion, sexual orientation, age, ability, socio-economic status, or any other status protected by the laws in the locations where we operate.

Organisation responsible for this vacancy:

Democracy Reporting International gGmbH

Prinzessinnenstraße 30

10969 Berlin, Germany

Tel +49 30 27877300

Fax +49 30 27877300-10

Data processing of personal data in third countries will not take place. We process your data in accordance with the provisions of § 26 German Federal Data Protection Act. More information about processing your personal data: privacy policy.

Wenn Sie sich in dieser Ausschreibung wiederfinden und Interesse an der Stelle haben, senden Sie bitte Ihre Bewerbung in Deutsch oder Englisch (Anschreiben und Lebenslauf) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen.

Democracy Reporting International gGmbH

Prinzessinnenstraße 30

10969 Berlin, Germany

Tel +49 30 27877300

Fax +49 30 27877300-10

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