Haiti: Assistant(e) de programme - Sciences

Responsabilités

Sous l’autorité du Chef de Bureau et la supervision directe des spécialistes de Programme Science (SC) et Communication & Information (CI), le(a) titulaire sera chargé(e) du suivi de la réalisation des activités des projets SC et CI et des processus administratifs de soutien administratif standard y afférents, conformément aux règles et règlements de l’UNESCO. Dans la limite des pouvoirs qui lui seront délégués, en coordination et collaboration avec les Spécialistes de Programme superviseurs, et sous la supervision d’ensemble du responsable administratif et financier, le(a) titulaire du poste s’acquittera des tâches suivantes :

· Aider les spécialistes de programmes dans la recherche, la localisation, la compilation, la révision et la mise à jour des informations et des données utilisées dans l’élaboration des documents, des plans de travail et budgets ;

· Saisir et mettre à jour les données budgétaires et les plans de travail approuvés dans les systèmes automatisés financiers et programmés (FABS et SISTER, etc.) de l’UNESCO en assurant l’exactitude et la conformité des montants approuvés. Signaler les rapports existants dans le système et aider à la préparation des mises à jour budgétaires/financières, des rapports, des statistiques et/ou des projections pour une utilisation du superviseur et des gestionnaires responsables ;

· Préparer les dossiers administratifs sur la base des exemples ou modèles fournis ; entreprendre des procédures administratives et assurer le suivi ; examiner les demandes de paiement selon les obligations contractuelles définies dans le système financier, fournir des informations sur l’état des paiements et les obligations restantes du/des superviseur(s) ;

· Traiter les paiements. Vérifier que les documents sont complets et conformes aux règles, règlements et procédures de l’UNESCO ;

· Assister dans l’organisation des réunions et ateliers en procédant à la réservation des lieux, des équipements et en fournissant tout autre support logistique y relatif ; identifier, examiner le style et assembler tous documents et informations pertinentes pour appuyer ces événements ; rassembler des informations et des données pour des présentations ; fournir des supports administratifs au cours de l’événement et recueillir des minutes et des décisions ;

· Engager les autorisations de missions dans le cadre de réunions, ateliers et conférences ; entreprendre les arrangements nécessaires pour les voyages ; préparer les itinéraires et les agendas ; préparer les documents y relatifs ; faciliter le voyage des fonctionnaires en visite en fournissant des informations et en préparant les documentations nécessaires ;

· Recevoir, analyser, classer et distribuer les informations et rapports de correspondance, les documents et traiter les demandes de données et de rapports ; déterminer l’importance et le niveau de priorités des documents reçus et assurer les suivis ;

· Ebaucher des drafts de correspondance de routine, de mémorandums et rapports sur la base d’instructions orales, de correspondances passées ou autres sources d’informations disponibles en amont avec les procédures normales de Bureau ;

· Répondre et faire le suivi des demandes routinières ; fournir des informations au (x) superviseur(s) et aux collègues; prendre des rendez-vous, recevoir des visiteurs et répondre aux téléphones en transférant les appels à la personne concernée.

· Assurer la liaison, comme demandé, avec les services au siège (HQ) pour obtenir des informations/clarifications additionnelles. Enregistrer, mettre à jour, et extraire des informations, de la documentation dans le système informatique du Bureau.

· Aider à la mise en œuvre des projets et activités des secteurs Sciences et Communication, avec un support particulier dans la rédaction des contenus, la mise en ligne des articles et publications relatifs aux activités de tous les secteurs.

· Suivre les réunions avec les différents interlocuteurs, organisations non-gouvernementales et autres sur demande des spécialistes de Programme.

· Réaliser toutes autres activités pouvant aider à la réussite de l’équipe.

Qualifications et expériences requises

Education

Diplôme d’études secondaires (Bac I & II)

et /ou une formation professionnelle de niveau équivalent dans le domaine y relatif.

Expérience

Au moins trois (3) années d'expérience professionnelle dans le domaine administratif et financier.

Une bonne connaissance des Nations Unis et/ou de l'UNESCO serait un avantage.

Compétences

Connaissance des règles et procédures de l’UNESCO et /ou des Nations Unies ;

Capacité à travailler en équipe, à prendre des initiatives, à soutenir les autres membres du personnel et à fournir des services de qualité dans les temps requis et à travailler sous pression ;

Discrétion et capacité à traiter avec tact des personnes de différentes origines sociales et culturelles ;

Excellentes compétences informatiques (bonne connaissance de MS Word, Excel, des systèmes de base de données, Outlook, etc.) et avoir des compétences organisationnelles ;

Excellente compétence en communication (orale et écrite) dans les langues suivantes : créole, français. La connaissance de l’ anglais serait un atout ;

Excellente capacité de rédaction et de synthèse ;

Des connaissances dans les domaines de Gestion des Risques et Désastres et de la Communication organisationnelle seront un atout

Capacité à adapter ses horaires de travail en fonction des priorités

Langue

Excellente pratique du français, de l'anglais et du créole haïtien.

Merci de déposer votre CV, lettre de motivation, copies de diplômes et certificat d’emploi au bureau de l'UNESCO à l’adresse: 48, rue Geffrard, Pétion-Ville ou par courriel: portauprince@unesco.org, en indiquant le numéro du poste:UNESCO/POP/SC/1