Germany: Programme Finance Officer (w/m/d)

Position:Programme Finance Officer (w/m/d)

Beschäftigungsart: Vollzeit (40 Std./Woche)

Eintrittsdatum: ab sofort

Vertrag: befristet auf zwei Jahre, mit Möglichkeit der Verlängerung

Arbeitsort: Berlin – Kreuzberg

*please find the english version below

Democracy Reporting International (DRI) ist eine internationale, gemeinnützige Nichtregierungsorganisation, die sich für politische Teilhabe und demokratische Regierungsführung weltweit einsetzt. DRI hat seinen Hauptsitz in Berlin (HQ) und Landesbüros in Pakistan, Myanmar, Sri Lanka, Tunesien, Libanon und Ukraine und arbeitet außerdem mit lokalen Partnern in weiteren Ländern. Die Arbeitssprache ist Englisch und im geschäftlichen Bereich regelmäßig auch Deutsch.

Als Project Finance Officer prüfen Sie die monatlichen Finanzberichte der Landesbüros und arbeiten in enger Schnittstelle mit den jeweiligen Finanzverantwortlichen vor Ort. Darüber hinaus agieren Sie als DRI-weite/r Ansprechpartner/in für Reisekosten und sind verantwortlich für die Prüfung von Reisekostenabrechnungen des Hauptsitzes. Sie sind Teil des Teams Projektfinanzen und berichten an die Director of Finance and Administration.

Ihre Aufgaben

Prüfung der monatlichen Finanzberichte

· Sie prüfen die sachliche sowie rechnerische Richtigkeit und Vollständigkeit aller monatlichen Finanzberichte der DRI-Landesbüros anhand der entsprechenden Belege und stellen die Einhaltung der Zuwendungsrichtlinien und die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sicher;

· Sie fungieren als erster Ansprechpartner bzgl. monatlicher Finanzberichte für die Länderbüros: Sie stellen die regelmäßige Kommunikation sicher, leiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an, bieten Unterstützung und geben Schulungen;

· Sie versenden die Finanzberichte zum Steuerberatungsbüro und stellen eine korrekte Verbuchung durch dieses sicher;

· Sie stellen ein ordnungsgemäßes Ablagesystem der Finanzdaten der Länderbüros sicher;

· Sie identifizieren proaktiv Bereiche mit potenziellem finanziellem Risiko und entwickeln Lösungen;

· Sie unterstützten das Team Projektfinanzen bei Bedarf bei zusätzlichen Aufgaben;

Reisekostenabrechnung

• Prüfung von Reisekostenabrechnungen, vorwiegend nach dem deutschen Bundesreisekostengesetz;
• Überwachung von Änderungen im Bundesreisekostengesetz und weiteren einschlägigen Vorschriften und Aktualisierung der Reisekostenrichtlinie;
• Ansprechpartner für die Mitarbeiter weltweit in allen Fragen zum Thema Reisekosten.

Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen:

· Sie haben erfolgreich eine kaufmännische Ausbildung absolviert;

· Sie verfügen über mindestens zwei Jahre relevanter Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einer internationalen NGO;

· Sie verfügen über fundierte Kenntnisse der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung;

· Sie verfügen über gute Kenntnisse bezüglich öffentlicher Geberrichtlinien (z.B. ANBest-P, EU-Richtlinien);

· Erste Kenntnisse und Erfahrungen bei der Abrechnung von Reisekosten nach dem Bundesreisekostengesetz sind von Vorteil;

· Sie sprechen Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse;

· Sie besitzen gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Excel);

· Ihre Genauigkeit und Präzision, Ihre Dienstleistungsorientierung und Ihre Kommunikationsfähigkeit runden Ihr Profil ab.

Das bieten wir Ihnen:

· Eine eigenverantwortliche und herausfordernde Tätigkeit in einer internationalen, gemeinnützigen Organisation;

· Ein professionelles Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen;

· Die Zusammenarbeit mit einem hochmotivierten, internationalen und engagierten Team;

· Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Vollzeitstelle (40 Std.) in Berlin-Kreuzberg mit guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel;

· Weiterbildungsmöglichkeiten;

· Ein flexibles Arbeitszeitmodell;

· 30 Tage Urlaub.

Position:Programme Finance Officer (f/m/d)

Type of employment: full-time (40 hrs/week)

Start date: as soon as possible

Contract: limited to two years, with the possibility of a contract extension

Location: Berlin – Kreuzberg

Democracy Reporting International (DRI) is an international, non-for-profit, non-governmental organisation committed to political participation and democratic governance around the world. DRI headquarters is located in Berlin (HQ), DRI has country offices in Pakistan, Myanmar, Sri Lanka, Tunisia, Lebanon and Ukraine and works with local partners in a number of other countries. The working language is English, in the field of management and business, German is the regularly required.

As Project Finance Officer, you review the monthly financial reports of the Country Offices and work in close contact with the local finance officers. In addition, you are a DRI-wide contact person for travel expenses and are responsible for auditing travel expense reports for HQ. You are part of the Project Finance Team and report to the Director of Finance and Administration.

Your tasks:

Review of monthly financial reports

· Check factual and mathematical accuracy and completeness of all monthly financial reports from DRI’s country offices along with supporting documents and ensure compliance with donor regulations as well as German bookkeeping regulations;

· Act as the day-to-day focal point for all DRI country offices for finalising their Monthly Financial Reports: ensure regular communication with the Finance Officers in our country offices and provide training, guidance and support where required;

· Send financial reports to the tax consultancy office, thereby ensuring the accuracy of the bookings;

· Maintain a proper filing system of the country offices’ related financial data;

· Proactively identify areas of potential financial risk and develop adequate solutions;

· Support the Finance Unit in additional tasks when required.

Travel expense accounting

• Audit travel expense accounts of HQ, mainly in accordance to the German Federal Travel Expenses Act (deutsches Bundesreisekostengesetz)
• Monitor changes to the Travel Expenses Act and update internal Travel Expenses Directive;
• Contact person for employees worldwide in all matters relating to travel expenses.

Your skills and experience:

· Successful completion of a commercial apprenticeship;

· At least two years of relevant work experience in a comparable position, ideally in an international NGO;

· Solid knowledge of the principles of duly accounting;

• Good knowledge of donor regulations and policies (e.g. German Foreign Office, GIZ, EU);
• First knowledge and experience in the billing of travel expenses according to the Federal Travel Expenses Act are an advantage;

· German at a native language level and very good English language skills;

· Good computer skills (especially Excel);

· Accuracy and precision, service orientation and excellent communication skills complete your profile.

We offer you:

· A self-reliant and challenging activity in an international, non-profit organisation;

· A professional work-environment with flat hierarchies and short decision paths;

· Collaboration with a highly motivated, international and dedicated team;

· A position initially limited to two years (40 hrs) in Berlin-Kreuzberg;

· Training opportunities;

· Flexible working hours;

· 30 days of annual vacation.

DRI values diversity and aims to be an equal opportunities employer. Women are encouraged to apply!

Wenn Sie sich in dieser Ausschreibung wiederfinden und Interesse an der Stelle haben, senden Sie bitte Ihre Bewerbung (Anschreiben und Lebenslauf) careers@democracy-reporting.org. Bitte geben Sie in Ihrer E-Mail den Betreff “Programme Finance Officer” an und beziehen Sie sich auf die Seite, wo Sie die Stelle gefunden haben.

Bewerbungsfrist für diese Stelle ist 24. März 2019. Wir behalten uns das Recht vor, die Stelle bereits vor Ablauf dieser Frist zu besetzen.

Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir nur Bewerberinnen und Bewerber, die in die engere Auswahl gekommen sind, kontaktieren werden und bitten dafür um Ihr Verständnis.

Democracy Reporting International gGmbH

Prinzessinnenstraße 30

10969 Berlin, Germany

Tel +49 30 27877300

Fax +49 30 27877300-10

Eine Datenverarbeitung Ihrer persönlichen Daten in Drittländern findet nicht statt. Wir verarbeiten Ihre Daten unter Anwednung von § 26 der EU Datenschutzgrundverordnung. Mehr Informationen dazu finden Sie in unserer Privacy Policy.

If you are interested in this position, please send your application (cover letter and CV) to careers@democracy-reporting.org. Please include “Programme Finance Officer” in the subject line and refer to the source you have found this opportunity. Applying for this position by post mail is possible, please find our address details below.

Closing date for applications**: 24 March 2019**. The position may be filled before the end of the deadline so early applications are encouraged. As long as you find the vacancy on our website we have not filled the position.

Please note that only shortlisted candidates will be contacted for an interview. If you are one of those shortlisted, we will contact you within one week after expiration of the deadline at the latest.

Organisation responsible for this vacancy:

Democracy Reporting International gGmbH

Prinzessinnenstraße 30

10969 Berlin, Germany

Tel +49 30 27877300

Fax +49 30 27877300-10

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