Country: Haiti
Closing date: 26 Aug 2016
Sous l’autorité du Chef de Bureau et la supervision directe du responsable administratif et financier, le titulaire participera à la réalisation des activités du programme conformément aux règles et procédures administratives de l’UNESCO. L’assistant(e) sera notamment chargé(e) de :
• Aider à la préparation des documents et rapports ;
• Compiler, vérifier et tenir les registres des opérations et activités du Bureau ;
• Regrouper et coder des matériels relatifs aux activités et de tenir à jour les dossiers généraux du Bureau ;
• Organiser et tenir à jour électroniquement et, le cas échéant, les dossiers relatifs aux programme, à l’administration et aux finances conformément au système informatisé du Bureau ;
• Sélectionner les informations et rapports de correspondance, les documents techniques, projet, les programmes et autres documents de référence générale ;
• Préparer les drafts de correspondance de routine, mémorandums et rapports sur la base d’instructions orales, écrites ou à partir d’autres sources d’informations disponibles au Bureau ou venant du siège et d’autres sources ;
• Traiter les paiements ; vérifier que les documents sont complets et conformes aux règles, règlements et procédures de l’UNESCO ;
• Fournir les informations, explications et conseils sur les règles de base et de procédures ;
• Veiller à ce que les pièces comptables (documents de décaissement et de recette) et les justificatifs correspondants soient complets et bien classés selon les règles et procédures en vigueur ;
• Agir en tant que point focal banque : faire la réconciliation et le suivi des documents bancaires ;
• Veiller à ce que les relevés bancaires mensuels du compte du Bureau soient reçus à temps pour la clôture des comptes ;
• Assurer le décaissement des fonds de caisse, s’assurer que tous les reçus nécessaires soient produits, mettre à jour le registre de la Petite Caisse ;
• Enregistrer les actions et données et faire des corrections non complexes dans le système ;
• Vérifier les transactions et données/chiffres : identifier et corriger les erreurs et anomalies et aider à l’entrée des actions correctives dans FABS et SISTER (systèmes internes de gestion administrative et financière) etc.
• Aider dans la préparation du Budget, le contrôle de l’exhaustivité, l’exactitude et la conformité de la documentation ;
• Aider à la production de variété de rapports administratifs, financiers et statistiques relatives aux activités sur financement du programme régulier et de ressources extrabudgétaires ;
• Extraire les données et renseignements provenant des systèmes automatisés financiers programmés (FABS et SISTER, etc.) et préparer des rapports standards ;
• Extraire les données des systèmes en ligne ou autres et préparer les documents pour le traitement.
• Maintenir/ tenir à jour la base de données et effectuer un suivi rigoureux des dossiers du personnel ;
• Préparer des drafts de correspondances et memo sur la base des modèles standards de l’Organisation ;
• Assister le personnel du Bureau et leurs personnes à charges dans les procédures de demande de visas, cartes d’identité, permis de conduire et autres documents administratifs nécessaires conformément aux exigences de l’organisation et du pays hôte ;
• Recueillir les avis de vacance de postes, participer à la préparation des recrutements et conduire les démarches administratives y afférentes ;
• Participer à l’expédition et à la réception de fournitures, équipements et autres mobiliers de bureau, y compris celles relatives aux formalités de dédouanement ;
• Veiller à la conformité des bons de commandes et assurer un comparatif des devis soumis par les partenaires extérieurs ;
• Effectuer le suivi des demandes en surveillant et collectant les commandes, vérifier que les biens et services fournis l’ont été selon les termes de la proforma (temps, quantité, qualité) ;
• Assurer un suivi rigoureux des stocks des différents articles d’approvisionnement, maintenir à jour et préparer pour soumission dans les délais réglementaires requis les rapports d’inventaire au siège ;
• Assurer une liaison administrative entre le Bureau et les partenaires nationaux des ministères partenaires du Bureau ;
• Initier et/ou faire le suivi des billets de voyages et de leurs paiements, préparer les autorisations de voyages, consolider les informations pertinentes relatives aux voyages ;
• Avoir suivi et obtenu ou être prêt(e) à suivre les formations de sécurité des Nations Unies.
Qualifications Requises
Education
Niveau d’études secondaires et /ou une formation professionnelle en finance ou en comptabilité et administration.
Expérience
Au moins trois (3) années d'expérience professionnelle dans le domaine administratif et financier.
Une bonne connaissance des Nations Unis et/ou de l'UNESCO serait un avantage
Compétences
Connaissance des règles et procédures de l’UNESCO
Capacité à travailler en équipe, à prendre des initiatives et à soutenir les autres membres du personnel et à fournir des services de qualité dans les temps requis ;
Discrétion et capacité à traiter avec tact avec des personnes de différentes origines sociales et culturelles
Excellentes compétences informatiques (bonne connaissance de MS Word, Excel, des systèmes de base de données, Outlook, logiciels financiers, etc.) et avoir les compétences organisationnelles
Excellentes compétences en communication (orale et écrite)
Capacité à respecter les délais serrés et à travailler sous pression
Capacité à rapidement s’adapter aux horaires et autres exigences réglementaires de travail en fonction des priorités
Langue
Excellente pratique du Français, de l'Anglais et du Créole haïtien.
How to apply:
Les dossiers de candidature spécifieront le numéro de l’avis de vacance de poste (3HTBFM0702RP ) et comprendront : une lettre de motivation, un curriculum vitae et les copies des diplômes. Ils seront adressés sous plis fermés au Bureau de l’UNESCO, 48, Rue Geffrard, Pétion-Ville, Port au Prince, Haiti ou sur notre adresse email : portauprince@unesco.org.
Seules les personnes dont la candidature sera prise en considération seront contactées pour entretien et test.